タブレットによる帳票電子化のメリット

タブレットによる帳票電子化のメリット/オンキヨーデジタルソリューションズ株式会社
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タブレットによる帳票電子化のメリット

2015年から2016年にかけて電子帳簿保存法の改正が実施され、大企業だけではなく中小企業も経理のペーパーレス化が加速しています。 もちろん、製造業もその例外ではありません。工場関係の経理事務において、タブレットを用いて帳票電子化するメリットについて紹介します。

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■帳票電子化とは?

帳票電子化とは、請求書、領収書などの帳票をPDF化して管理するシステムのことです。 電子帳簿保存法の改正によって、紙の帳票をスキャンしてPDF化したものの有効性が認められるところとなり、採用する企業は増加の一途をたどっています。

帳票電子化には数多くの利点があります。まず、印刷コストをカットできますし、保管場所も必要ありません。
帳票は長期保管が義務付けられているものも多いため、保管ペースの確保に頭を悩ませている中小規模の工場も少なくありませんでした。 しかし、帳票電子化によりそういった問題を解決することができるのです。なかでもタブレットを使えばいっそうの省スペース化をはかることができるでしょう。


■タブレットによる帳票電子化

タブレットで帳票電子化を行うことにはさまざまなメリットがあります。どのようなものがあるのか見てみましょう。

【業務効率化】
帳票を電子化すれば、検索機能を使って必要なデータをいつでも探し出すことができます。
これまでの紙の帳票では、古いデータは外部倉庫に保管されていることもあり、見つけるまでに何日もかかるようなこともありました。 しかし、タブレットを用いればいつでもどこでも何年前のデータでもすぐに発見でき、作業を効率化できます。

【情報の有効活用】
電子化された帳票は、さまざまな検索条件のもとに多角的に検索することも可能です。
たとえば、特定の顧客に関する情報をまとめて閲覧することも簡単なので、顧客からの問い合わせなどにも迅速に対応できます。 タブレットならばどこへでも持ち運べるので、得意先でデータの提示を求められた時にすぐにプレゼンして顧客満足度をアップさせることもできるでしょう。

【コスト削減】
タブレットによる帳票電子化は、紙の帳票にかかっていた印刷コストはもちろんのこと、ファイリング業務コスト、保管・搬送コストなど、大幅なコスト削減につながります。環境保護に貢献することもできるため、環境問題に関心が高い企業としてのブランディングにも役立つでしょう。

【セキュリティ強化】 タブレットで帳票電子化をすれば、誰がいつどの情報にアクセスしたかといったログを記録できます。
また、帳票ごとにアクセス権限を設定するなど、よりきめ細やかなセキュリティ対策を講じることもできるでしょう。
コンプライアンス尊守を徹底したい工場にもおすすめしたいタブレットによる帳票管理なのです。



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【まとめ】
紙の帳票ではいくらファイリングを工夫しても、情報量が多くなればなるほど目的の情報にたどりつくための時間がかかってしまうというデメリットがありました。 しかし電子化された帳票ならば、どんなに情報が増えても検索機能により必要なデータにスピーディかつダイレクトにアクセスすることができます。
とくにタブレットを用いれば、工場内でも外出先でも閲覧可能になるので大変便利です。
ぜひ導入してみてはいかがでしょうか。

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