タブレットでスケジュール管理するときに気をつけたいこと

タブレットでスケジュール管理するときに気をつけたいこと/オンキヨーデジタルソリューションズ株式会社
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タブレットでスケジュール管理するときに気をつけたいこと

今やビジネスマンの必携アイテムともいえるタブレットですが、ただなんとなく持ってさえいればいいというものではありません。
正しく使ってこそ営業効率もアップするというもの。たとえばスケジュール管理やタスク管理にもタブレットは大変便利です。
しかし、間違った使い方をしていると思いもよらない落とし穴にはまってしまうこともあります。
気をつけたい、タブレットの活用法について解説しましょう。



■NG例の紹介

【一日分のスケジュールしか確認しない】
タブレットにはスケジュール管理やタスク管理のための無料アプリが様々にあります。
こうした予定管理ツールを使う際に、一日分のスケジュールしか確認していないとしたら、それは間違った使い方です。
スケジュールの確認をするときには、必ず一週間、一ヶ月、数ヶ月と短期予定と長期予定を合わせて確認するようにしましょう。

【時間軸での表示をチェックしない】
スケジュール管理アプリの中には、時間軸での表示ができるようになっているものも少なくありません。
時間軸表示を使わず、その日の予定しかチェックしないというのは大きな無駄を生む原因になります。
一日のうちに、隙間時間は結構あるものです。これをどう使うか、考えるきっかけにしてみてはいかがでしょうか。

【リマインダー機能を使用しない】
予定を入力しただけで満足して、忘れてしまうというのはよくあることです。
せっかくタブレットにはリマインダー機能があるのですから、使わない手はありません。
一週間前、三日前、当日など何段階かアラームをセットしておけば備えは万全です。

【タスクの優先順位をつけない】
タスクを並べただけで優先順位をつけないというのはおすすめできません。
なぜならば、目先のことばかりに着手して、重要な案件が後回しにされてしまう可能性があるためです。
重要度、緊急度の二軸でタスクを評価し、マトリクスを作成することで仕事の優先順位を視覚化しておきましょう。
さらに難易度も加味できれば、人手を早めに確保しておくといった具体的なアクションにつなげることもできます。

■仕事の効率化につながる

タブレットならばスケジュールやタスクをわかりやすく可視化することができます。
優先順位も自ずと明らかにされるので、「次に何をしよう?」と迷う時間を軽減することが可能です。

翌週、翌月までを見通して作業をすれば効率化にもつながります。
さらに大事な仕事は朝一番に終わらせておく、小さなタスクはまとめて片付けるというように、一日一日を有効に過ごすこともできるでしょう。

加えて、タブレットならばどこでも気軽に持ち運ぶこともできます。
出先でのスケジュール確認、タスク確認も思いのまま。
スタッフ一人ひとりが1台ずつタブレットを持っていれば、クラウドにアップされたタスクを共有することもできます。
個人はもちろん社内全体の仕事効率化のためにも、タブレットによるスケジュール管理、タスク管理を始めてみてはいかがでしょうか。





* * * * *
【まとめ】
スケジュール管理アプリはタブレットにあらかじめインストールされていることも多いもの。
しかし、それを有効活用できている方がどれぐらいいるかは疑問です。
何となく予定を書き込むだけではなく、以上のような点に注意しながら毎日の仕事に役立ててみてください。
タブレットならば検索機能、アラーム機能のような、紙のスケジュール帳にはない利点をたくさん備えています。
軽量化が著しいタブレットは、ものによってはノート感覚で持ち運ぶことも可能です。
デジタル時代のスケジュール帳として、つねに携帯してみてはいかがでしょうか。
効率アップしたいビジネスマンにとっては見逃せないアイテムです。

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