業務にタブレット端末を導入している自治体

業務にタブレット端末を導入している自治体
業務にタブレット端末を導入している自治体

全国各地の自治体でも続々と、タブレットを業務に導入し始めています。活用範囲は自治体によって様々ですが、大きく分けると業務の効率化・コミュニケーション促進の2つがあげられます。
そこでタブレットが、どのように自治体で活用されているかについてお話します。

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■待たされる時間の減少

自治体の施設を利用するとき、待たされるのが苦手と感じている人は少なくありません。実際、待ち時間ゼロで用を済ませることができたというケースはほぼ皆無でしょう。自治体側も、利用者の待ち時間を減らそうと努力しています。それでも、複雑な処理をするために手間取ってしまうこともあるのです。
自治体側で処理に時間がかかるのは、端末によって処理内容が制限されていることや、スペースの関係上で端末の台数が不足していることが関係しているかもしれません。そのような場合でも、タブレットは活用価値大です。タブレットは薄型で、場所をとりません。縦に置いておくこともできますから、デスクごとに設置しやすいのもメリットです。
さらに、端末を変更しないとできなかった処理も、1台で完結することができます。複数のアプリを導入して処理すれば、いちいち端末を移動して手間取ることもないでしょう。処理がスムーズに済めば、利用者への対応を待たせることも減るはずです。



■個別の問題を提供

タブレット学習を導入して、生徒の学力が90%以上アップしている学習塾があります。顧客満足度も高く、その指導方法が注目されています。この塾で独自に取り組んでいるプログラムの一つが、生徒1人1人に特化した問題を提供していることです。この問題は、個別の学習データと塾全体の学習データを駆使して作成されています。問題自体が個別の学力向上を目的として考えられているうえ、生徒が問題に取り組むときにはゲームのミッションのようにチャレンジできるのが特徴です。ミッションをクリアしたときの達成感は格別ですから、問題を解くことが快感となり、知らないうちに学力が向上する仕組みです。

個別に提供される問題は、生徒によって無理なく進められるのもポイントです。あまりにも難しい問題で、やる気をなくしてしまっては本末転倒です。わからなかった部分は繰り返し練習できたり、苦手な部分を把握・強化できたりするようにもなっています。これにより、生徒自身が問題を解ける以上の理解する能力を高められるのです。

タブレットは、わからないところで手が止まってしまうことを避けられます。指を動かせば何らかの情報を得られるため、頭の働きが活性化されて新しい考えがわいてきます。動画を視聴したり、調べものをしたりするのもスムーズです。自発的に動くことで、学習内容への理解が進みます。



■わかりやすい案内

タブレットは、動画やイラストなどを利用して直感的に情報を理解することが可能です。自治体を利用する人は年齢も性別も様々で、目的もそれぞれ異なります。熟練の職員であれば幅広い対応力を身に着けているでしょうが、それ以外の職員の対応は利用者の要望に追いつかないということでは満足度に欠けてしまうでしょう。どの職員もわかりやすい案内をするために、タブレットが役立ちます。
利用者に対してだけでなく、職員が業務内容に習熟するためにもタブレットの活用がスムーズです。テキストで職務説明を受けるよりも、タブレットで動画や図による直感的理解を深めたほうが、いざというときにどのように対処すればよいかを速やかに思い浮かべることができます。



■円滑なコミュニケーション

タブレットのコミュニケーション効果は、職員同士にも利用者と職員に対しても発揮されます。情報共有しやすいタブレットは、業務についての情報や利用者からのリクエストなどを職員全体でスムーズに把握できるのがメリットです。自治体では、職員が集まってミーティングをする機会は限られるでしょう。タブレットを用いて意見を出し合うことで、わざわざミーティングの時間を設けなくても相談が可能です。顔を合わせる会議では意見を言いにくいという人からも、意見が出やすくなる期待が出てきます。公平なコミュニケーションをとりやすくなり、職員1人1人が仕事に充足感を得やすくもなってきます。

利用者と職員のコミュニケーションは、スムーズにいかないことも多いものです。利用者側に誤解が生まれ、トラブルとなる事件も発生しています。コミュニケーションが上手くいき、さらに利用者側の目的と職員が提供する内容が一致すれば、円満な関係を保つことができます。そのためにも、タブレットの案内利用は効果的です。

自治体側からタブレットで案内を提示するだけでなく、利用者が自由に利用できるようにタブレットが設置されていると、自治体へのリクエストもさらにスムーズに進むようになるでしょう。業務効率がアップして、利用者を待たすことなどない自治体が続々と登場しそうです。



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