タイムカード機能によって給与計算の手間が省ける

タイムカード機能によって給与計算の手間が省ける
タイムカード機能によって給与計算の手間が省ける

給与計算は、専門的に担当する部門があっても大変な作業です。複雑な計算に加えて、間違いがあってはならないため、手間がかかって困っているというところも多いでしょう。そこで、タブレットのタイムカード機能を利用した便利な給与計算について紹介します。

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■勤怠管理をクラウド型に

タイムカードで勤怠管理をおこなっていると、計算や管理にコストや時間がかかります。給料日間近になると、にわかに経理部門の給与計算担当者が忙しくなり、他の作業に手がまわらないといった事態になることもあるでしょう。効率よくタイムカードの集計や管理をするには、タブレットを活用する手があります。 タイムカードの勤怠管理に、クラウド型を導入する企業が増えてきています。従来のタイムカードは紙に打刻するスタイルでおこなわれてきましたが、クラウド型の勤怠管理システムでは各デバイスによって打刻をします。PCやタブレット、スマートフォンなどのGPS、指紋などを利用する生体認証、ICカードなど、従業員にとっても便利なデバイスによる打刻が可能になるのです。これにより、従業員がスムーズに勤務時間を打刻できるだけでなく、勤怠をいつでもチェックしやすくなります。まとめて集計したときに、初めて勤務状況に問題がある従業員がいることがわかるというような事態も防げるでしょう。



■自動計算による効率アップ

クラウド型の勤怠管理システムを活用すると、打刻された紙のタイムカードを1枚1枚集計する手間も省略できます。従業員の勤怠はすでにデータになっていますから、計算表にデータを流し込んで給与に反映すればよいだけです。 従業員が、軽量で操作性のよいタブレットを持って外出することが多いという企業もあるでしょう。社内でも、会議や来客時に対応しやすいタブレットは便利に活用されています。タブレットによって打刻される勤怠状況は、位置情報を管理することで不正打刻を防止できます。給与計算の締め日直前になって従業員から勤怠についての申告が出てくるような事態も防ぐこともできるでしょう。打刻した瞬間に管理者がデータを確認できるため、問題があれば間髪入れずに対応可能です。



■給与計算ソフトと連携しやすい

集計された勤怠時間のデータは、給与計算ソフトと連携しやすいのもメリットです。タブレットで勤怠管理を始めるにあたって、必ずしも新たな給与計算ソフトを導入する必要はありません。以前から活用している給与計算ソフトをそのまま使い続けることも可能ですから、ソフトを新規購入する負担もなく、ソフトの扱い方を覚える時間も省略できます。



■従業員とのコミュニケーションに

従業員がタブレットから勤務時間を打刻したときに、個別にメッセージを送れるようなタイムレコーダーアプリを利用するのもよいでしょう。残業時間について、遅刻や早退について、あるいは体調管理などについて勤怠管理担当と従業員とのコミュニケーションをとるツールとしても活用できます。

タブレットによる勤怠管理は、従業員の自己管理にも活用価値大です。紙のタイムカードはほぼ打刻時と集計時のみに気にしますが、タブレットの勤怠状況データであればいつでも確認できます。残業をどのくらいしているかにも敏感になれますし、顔写真をアップロードするなどして健康状況をチェックすることも可能です。服装規定がある企業では、日々の服装をチェックするという活用法もあります。

タブレットによる勤怠管理には、勤務状況の管理をすることはもちろん、従業員の健康管理やコミュニケーションの場としても活用の可能性が秘められています。勤怠管理での活用を基本として、働き方の改革につながる使い道も考えてみてはいかがでしょうか。



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